Cestovní náklady na auta a limity najetých kilometrů
Jedním z významných výdajů souvisejících se zahraničními delegacemi jsou náklady na používání zaměstnanců. Tyto výdaje jsou omezeny na základě kilometrů s výzvou SO, jejichž množství závisí na cestovaných kilometrech a nastavenou rychlostí po dobu 1 km. Ustanovení zákona o dani z příjmu osob (PDOF) a zákona o dani z příjmu právnických osob (PDOP) naznačují, že náklady, které překračují limit kilometru, nemohou být zahrnuty do daňových odpočitatelných nákladů. Použití použití vozidlo lze považovat za daňové odpočitatelné nákladyzaměstnanec musí vést záznamy najetých kilometrů vozidla.
V rámci kilometru může zaměstnavatel vyrovnat náklady nejen související s palivem, ale také Také se spotřebním materiálem, dopravním pojištěním (např. OC, AC), drobné opravy, náhradní díly a technické kontroly. To také zahrnuje poplatky za dálnice a parkoviště, které zaměstnanec vznikne během obchodních cest.
Převod nákladů v cizí měně na zlato
Pokud zaměstnanci vzniknou výdaje na cizí měny, existuje povinnost je převést na Zlotys. V souladu s ustanoveními obou daňových zákonů by měly být převedeny náklady vzniklé v cizích měnách na průměrném kurzu NBP z posledního obchodního dne předtím. V praxi to bude obvykle průměrný kurz NBP ode dne před výstavou fakturyúčet nebo jiný dokument potvrzující výdaje.
Je však třeba si uvědomit, že metoda přeměny závisí na tom, zda zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci výhodu (např. Ubytování, jídla) nebo vrací náklady vzniklé zaměstnancem. Pokud zaměstnavatel poskytuje všechny výhody, a faktury Jsou vystaveny společnosti, výdaje jsou převedeny na průměrný směnný kurz NBP ode dne předcházejícího datum faktury. Když však zaměstnavatel vrátí náklady zaměstnanci, dojde k přeměně při sazbě NBP dne před urovnáním delegace. Tento kurz se také vztahuje na usazování nezdokumentovaných výdajů, jako jsou strava nebo jednorázové částky.
Příklad konverze nákladů
Zaměstnanec, který vzal cizí výlet Služba v únoru 2025 vypořádal náklady 25. února. Tyto náklady zahrnovaly:
- strava 165 eur,
- Poplatky za dálniční jízdu zdokumentované s příjmy za částku 84 EUR,
- Náklady na parkování v placené parkovací zóně zdokumentovaly parkovací lístky 27 EUR.
Pro přeměnu těchto výdajů na Zlotys byl použit kurs Průměrná NBP ze dne 24. února 2025, která činila 4.1609/euro PLN. Celková částka nákladů činila 1 148,41 PLN, vypočteno jako součet nákladů přeměněných na zlato: (165 EUR + 84 EUR + 27 EUR) × 4 1609 PLN/EUR.
Kromě toho zaměstnanec představil faktury pro nákup paliva (173 EUR) a ubytování (280 EUR) vystavených společnosti. Faktura pro paliva byla vydána 7. února a pro ubytování 11. února 2025. Tyto náklady byly převedeny na kurzech NBP ze dne 6. února (PLN 4.2073/EUR) a 10. února (4n 1872/EUROS). Celkem tyto náklady činily 1 900,28 PLN.
Předem platba za cestu
Pravidla pro výpočet výdajů pro účely vypořádání nákladů vzniklých zaměstnancem při delegaci se liší od pravidel platných při vypořádání nákladů společnosti. Zaměstnavatel při odesílání zaměstnance na zahraniční obchodní cestě by měl zaplatit zálohu na pokrytí výdajů souvisejících s cestováním. Tato zálohová platba je v zásadě vyplácena v cizí měně, ale se souhlasem zaměstnance to může být také částka v PLN, převedená na průměrný směnný kurz NBP. Tento kurz se používá pouze pro vypořádání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, a nikoli pro náklady společnosti.
Datum vytvoření nákladů ve společnosti
Náklady související s obchodní cestou, které zaměstnavatel zastává pro své zaměstnance, jsou považovány za odměnu a urovnány v nákladech společnosti v souladu s datem jejich platby nebo likvidací zaměstnance. Podle předpisů jsou tyto náklady zahrnuty do daňových nákladů měsíce, ve kterých zaměstnanec vypořádá cestu (má 14 dní od konce cesty). Pokud zaměstnavatel zaplatí dluhy zpožděním, urovná je v měsíci, kdy bude skutečně vyplaceno.